El mantenimiento de una copiadora multifuncional profesional es primordial si queremos que funcione como el primer día y si queremos que nos resuelva en todo momento nuestras necesidades en cuanto a gestión documental. Por ello, además de conocer cada programa y cada función, debemos saber cómo usarla correctamente para mantenerla en perfecto estado, pero también qué recomendaciones son adecuadas para alargar su vida útil.A continuación os ofrecemos una serie de recomendaciones de uso para que el alquiler de una fotocopiadora multifuncional os resulte siempre una solución inmediata y no nos encontremos con ningún percance.
1.Cuenta siempre con un servicio de mantenimiento disponible
Una de las ventajas del renting de impresoras profesionales es que puedes contar en todo momento con servicio técnico que te resuelva cualquier incidencia, así como un servicio de mantenimiento integrado. Esto último resulta más interesante ya que, tal como dice el dicho: “más vale prevenir, que lamentar”, y en una empresa dinámica no se pueden permitir averías que se hubiesen evitado a tiempo por un uso correcto o por una detección preventiva de una posible avería.
2.Cuenta siempre con copias de seguridad
Aún así, hay ocasiones en las que no podemos evitar averías o circunstancias incontrolables que afectan al normal funcionamiento de nuestra empresa, por ejemplo, encontrarnos con algunas subidas o bajadas de tensión. Para estos casos, la prevención que tan imprescindible es en una empresa, viene de las copias de seguridad o diferentes vías de acceso que dispongamos de la documentación a la cual no podemos acceder por el dispositivo elegido.Para ello, podemos contar con la tecnología cloud computing, el envío de documentación al móvil o el almacenamiento en el mismo disco duro de la fotocopiadora multifunción profesional, de forma que si nos falla alguno de estos dispositivos, tengamos otras vías de acceso, incluso la documental en papel.
3.Ante la duda, nada de experimentar
Somos muy dados a que, ante todo lo que tenga botones, probemos pulsando al azar en busca de esa opción con la que no damos a la primera. Pese a que las fotocopiadoras profesionales Ricoh llevan integradas una intutiva y sencilla pantala táctil que nos guía entre sus funciones, en el caso de que no encontremos alguna o tengamos alguna incidencia, lo mejor es acudir al manual de usuario o al contacto técnico antes que experimentar con opciones que desconocemos y poder causar males mayores.
4.Limpieza ante todo
Desde lo pulcra que esté la pantalla de cristal hasta la calidad y tratamiento del papel influye en el uso de una fotocopiadora digital. Que en la base de escaneado y fotocopiado haya motas de polvo o suciedad, significa que esta pase impresa al papel, al igual que la calidad de éste o que este arrugado o húmedo, puede producir atascos en el interior de la maquinaria.5.No manipular el interior de la máquinaLo más que podemos llegar a hacer para solucionar una afección en la maquinaria de la fotocopiadora es acceder a los rodillos para eliminar un atasco de papel, siempre en sentido contrario al de entrada y con mucho cuidado de no desgarrar el papel. El resto de intervenciones para las cuales se requiera abrir la máquina, debemos dejarlas en manos de profesionales.6.Usa elementos de calidadAunque reciclemos papel usado o usemos papel para borradores, debemos atender que estos sean “de calidad” (el papel reciclado bien tratado lo es). Más aún cuando hablamos de toner o recambios, ya que sólo los aprobados por el fabricante, aseguran alargar la vida útil de la fotocopiadora y evita incidencias con su uso.
